株主総会議事録に押印は不要?

新会社法によって押印が不要に

会社法上、例えば株式会社であれば株主総会議事録に、議事録作成者以外にも誰か署名(記名)押印する必要があるのか、という点につき規定はありません。

従来は議事録の末尾に、多くは議長である代表者の氏名と法人実印、その他の出席役員の氏名と認印(場合によっては実印)を署名(記名)押印していましたが、そのような規制はなくなりました。

そのため全く押印のない株主総会議事録も正式な書類です。もちろん従来通りの出席役員全員の署名(記名)押印を定款に定めることは可能であり、その場合には定款の規定どおりに作成しなければなりません。

正式な書類ではあるのだけれど

では定款に特段の定めもないので、株主総会議事録に「法人実印」も誰の印鑑も押さないで、例えば役員変更の登記申請の添付書類として通用するのか、といえば通用します。

しかしそのような押印のない株主総会議事録を会社内で保存していて、それに記載されている決議が実際にあったのかどうか、後で紛争にならないとも限りません。

ここで従前通りに議事録に「法人実印」の押印でもあれば、この議事録が真正に成立したものとして裁判上でも十分な証拠能力を発揮するでしょうが、押印がなければその他の諸般の事情から、誰かが実際の決議とは違う内容で勝手に作成した議事録を、そ知らぬ顔をして綴じ込んでいたと疑われても致し方ないということにもなるのです。

後々の紛争を回避するための文書化

このように法律上の規定に規制がないからといって、あまり信用力のない文書を作成しておいて良いのかどうかは、時と場合によって判断しなければなりません。

法人実印を押印するとその後に一文字も訂正できないとか、そもそも押印できるのは社長だけで手続きが面倒で時間も掛かる、といった法人内部での様々な事情があるものです。

株主総会議事録はせいぜい年に数回作成するだけの書類ですし、責任を明確にするためにも法人実印を押印する方が良いでしょう。

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