取締役会議事録(取締役の決定書)には個人の印鑑?

取締役会は頻繁にある

株主総会を開催するのは、通常は期末から2ヶ月あるいは3ヶ月以内、大企業であれば6月末頃に集中していてニュースにもなる定時の株主総会の他に、臨時に年に数回開催するかしないか、といったところでしょう。

それに対して取締役会は、いわゆる役員会などと呼ばれてかなり頻繁に行われているものです。

もちろん招集手続きも至って簡単、全員にどんな形であれ声をかけて集まればよいのですが、最近では役員の海外出張や常駐も珍しくないため、時差を気にしつつテレビ会議などで取締役会を行う企業も増えています。

しかしそれもどうしても難しいとなれば、電話会議を行ったり、メールなどで決議事項の内容を役員全員に送って決定するということも考えられます。

しかしあくまで取締役会は全員が議論に参加できる状況において決議するということが前提であり、例外として取締役全員が書面によって決議した場合には、書面決議として認めるものと定められています。

取締役会議事録には署名(記名)押印が必要

この取締役会議事録には、株主総会議事録とは異なり、会社法上役員の署名(記名)押印が必要です。

その決議の責任の所在を明確にするという意味でも、欠かすことは出来ません。

そして代表者であれば「法人実印」を押印し、それ以外の出席取締役は基本的に個人の認印を押印します。

もっとも登記申請上の添付書類として使用する場合などには、個人の実印を押印して市区町村発行の個人の印鑑証明書を求められることもあるため、注意が必要です。

また出席役員が個人の認印を押印するという場合、議事録の作成上総務課などでまとめて押印するような裏事情があったとしても、同じ名字だからといって同じ印鑑を使い回して、複数の人の押印箇所に同じ印影を残してはいけません。

あくまでその人の承認を求めたという事実がはっきりと分かるように、一人一人に対応する印影が取締役会議事録には必要なのです。

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